古物台帳は、記載の日から3年間営業所に備え付ける必要があります。取引の記録を古物台帳ではなく取引伝票で記録する場合は、取引の順にとじ合わせて、最終の記載の日から3年間営業所に保管します。

こうした古物台帳や取引伝票の記録は、電磁的方法(パソコンでのデータ管理)により記録することも可能です。ただし、電磁的方法で取引の記録をする場合は、「直ちに書面に表示できるようにして」保存しおかなければなりません。具体的には、営業所にパソコンとプリンタを設置して、警察官の求めに応じてすぐにプリントできる状態にしておかなければなりません。

なお、警察官が営業所にやってきてからパソコンとプリンタに電源を入れているようでは、「警察官の求めに応じてすぐにプリントできる状態」にあるとはいえない可能性がありますから注意が必要です。

電磁的方法により、古物台帳や取引伝票を保管する場合であっても、警察署に届け出をする必要はありません。ただし、いままでの紙の記録は3年間分は保存しておきましょう。

電磁的方法で記録する場合も、記録をした日から3年間の保存義務があります。ハードディスクが破損してバックアップがない場合は、こうした保存義務を履行していないことになってしまいますから、定期的に記録のバックアップを取っておくようにしましょう。

複数の営業所間で古物取引データを一括管理するケース

営業所が複数ある場合は、本部のサーバーで取引記録を一括管理して、各営業所から随時データを読み取って印刷できるようにしておくことも認められます。

一方、各営業所においてデータを印刷できる仕組みがない場合は、原則通り各営業所に古物台帳又は取引伝票を備え付けて保管しなければなりません。

複数の営業所間で買取のみを行う店舗と販売も行う店舗が混在しているケース

全国に10か所の営業所があり、すべての営業所において買い取り業務を行う一方、販売については2店舗のみで行っている場合、買取の取引記録はすべての営業所に保存・保管しなければなりません。

一方、売却に記録については、実際に販売を行う営業所のみに備え付けておく必要があります。さらに、そもそも売却時に帳簿等への記録義務のない物品のみを取り扱っている営業所については、売却に関する帳簿を備え付けておく必要はありません。